Tarkista ilmoitettu prosessi
Tarkista briefistä vastauspäivät ja yhteydenottotavat. Jos siinä sanotaan, että vain valittuihin hakijoihin otetaan yhteyttä, ota se huomioon ennen kirjoittamista. Etsi aiempi vastaus tai toimitusongelma. Älä olettaa, että hiljaisuus tarkoittaa, että tiedostosi on kadonnut tai että päätös on tehty.
Kirjoita yksi kohdennettu viesti
Viittaa projektiin, nimeesi ja lähetyspäivämäärään. Kysy tarkka kysymys, esimerkiksi, tarvitaanko lisäpyydettyä materiaalia. Vältä suuren paketin uudelleenlähetystä ilman syytä. Pidä sävy tosiasiallisena ja anna vastaanottajalle tilaa vastata normaalin prosessinsa kautta.
Pidä materiaali yhdenmukaisena
Käytä samaa tarkistettua VIPCasting-portfolion versiota, ellet selitä päivitystä. Varmista, että jaettu esitys pysyy saatavilla sovitun tarkastelujakson ajan. Merkitse seuranta omiin tietoihisi, jotta et ota vahingossa yhteyttä samaan tiimiin toistuvasti.